Wanneer je een evenement organiseert, moet je in de eerste plaats nadenken over het doel ervan. Wat wil je ermee bereiken? Als je eenmaal een doel voor ogen hebt, wordt al het andere gemakkelijker. Ga eens brainstormen en maak een lijst van alles wat er moet gebeuren om het evenement te laten slagen. Van daaruit zal het veel gemakkelijker zijn om een plan te ontwikkelen en te beginnen met de verwezenlijking van uw evenement.
In het kort: hoe plan je een evenement?
- Bepaal het doel van het evenement
- Brainstorm en maak een lijst van alles wat er moet gebeuren om het evenement te laten slagen
- Maak een tijdlijn voor het plannen en organiseren van het evenement
- Delegeer verantwoordelijkheden aan teamleden
- Rond alle details af in de weken die voorafgaan aan het evenement
- Zorg ervoor dat alles soepel verloopt op de dag van het evenement
- Follow-up met de aanwezigen na afloop van het evenement
Evenementenlogistiek
Bij het organiseren van een evenement is het belangrijk om na te denken over de logistiek – wat moet er gebeuren en wat moet je meebrengen. Hier is een checklist van zaken waarmee je rekening moet houden:
- Locatie: De locatie van je evenement stem je af op de grootte van het evenement. Het is natuurlijk erg belangrijk dat je de hoeveelheid mensen ook kwijt kan op locatie. Daarbij is de ligging van het event belangrijk. Je wilt het voor je doelgroep zo makkelijk mogelijk maken om het evenement te bereiken. Is de locatie die je in gedachte hebt bijvoorbeeld makkelijk te bereiken met OV? Zijn er eventueel pendelbussen nodig? Etcetera.
- Datum en tijdstip: Denk na wanneer je het evenement wilt houden. Het is daarbij handig om rekening te houden met bijvoorbeeld feestdagen. Wellicht komt er op dit soort dagen minder publiek, omdat zij al andere plannen hebben. Wil je het event tijdens de werkuren of in het weekend houden? En wat wordt de begin en eindtijd van het evenement?
- Voorzieningen: Een evenement is vaak een dagbeleving voor vele mensen. Het is dan belangrijk dat er goede en de juiste voorzieningen aanwezig zijn. Hierbij moet je denken aan zowel eet als drink gelegenheden, maar ook voorzieningen zoals toiletten en lockers zijn belangrijk. Met event lockers geef je je publiek de mogelijkheid om hun waardevolle spullen veilig op te bergen in een kluis. Voor het huren van lockers kun je eens een kijkje nemen op elockers.nl
- Promotie: Hoe gaat u het evenement promoten? Gaat u flyers, posters, sociale media of mond-tot-mondreclame gebruiken? Zorg ervoor dat u op tijd begint met het promoten van het evenement.
Een evenement is een geweldige manier om mensen samen te brengen en je doelen te bereiken. Door vooruit te plannen en rekening te houden met alle logistieke aspecten, kan je ervoor zorgen dat jouw evenement probleemloos verloopt. Delegeer verantwoordelijkheden aan teamleden, neem na het evenement contact op met de deelnemers en begin ruim van tevoren met de promotie van jouw evenement. Met een beetje moeite, kan je zorgen dat jouw evenement een succes wordt!
Recent Comments